Das Interne Programm für rechtskonformes Verhalten oder ICP (internal compliance programme) umfasst laufende wirksame, geeignete und verhältnismäßige Strategien und Verfahren, um die Einhaltung der Bestimmungen und Ziele der Exportkontrolle und der Bedingungen der gemäß der Dual-Use-Verordnung erteilten Genehmigungen zu fördern. Dazu gehören Maßnahmen im Rahmen der Sorgfaltspflicht zur Bewertung der Risiken im Zusammenhang mit der Ausfuhr der Güter zu Endverwendern und Endverwendungen.

Internes Compliance-Programm (ICP) – Fundament wirksamer Exportkontrolle

Ein Internes Programm für rechtskonformes Verhalten (Internal Compliance Programme – ICP) bildet das organisatorische, personelle und prozessuale Fundament einer wirksamen und nachhaltigen Exportkontrolle im Unternehmen. Ziel eines ICP ist es, durch laufende, wirksame, geeignete und verhältnismäßige Maßnahmen sicherzustellen, dass exportkontrollrechtliche Vorgaben eingehalten und Genehmigungsauflagen konsequent umgesetzt werden.

Ein modernes ICP beschränkt sich nicht auf formale Regelwerke. Es umfasst vielmehr ein in die Unternehmensorganisation integriertes System von Strategien, Verfahren und Kontrollen, das Risiken im Zusammenhang mit Ausfuhren, Verbringungen, Vermittlungsgeschäften sowie technischen Unterstützungsleistungen systematisch identifiziert, bewertet und steuert. Zentrales Element ist dabei die Sorgfaltspflichtprüfung (Due Diligence) in Bezug auf Güter, Endverwender und Endverwendungen.

Gerade vor dem Hintergrund verschärfter europäischer und US-amerikanischer Exportkontroll- und Sanktionsregime ist ein belastbares ICP nicht nur ein Instrument der Rechtsbefolgung, sondern ein entscheidender Faktor zur Haftungsvermeidung für Geschäftsleitung und Unternehmen.

Regulatorische Erwartungen an ein ICP

Die maßgeblichen Behörden und Institutionen haben klare Erwartungen an Aufbau und Wirksamkeit unternehmensinterner Exportkontrollsysteme formuliert. Hervorzuheben sind insbesondere:

• die Firmeninterne Exportkontrolle des Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA),
• die Empfehlung (EU) 2019/1318 der Europäische Kommission zu internen Compliance-Programmen für Dual-Use-Güter,
• die Export Compliance Guidelines des Bureau of Industry and Security (BIS) im US-Exportrecht.

Trotz unterschiedlicher Rechtsordnungen zeigen diese Vorgaben ein hohes Maß an inhaltlicher Übereinstimmung. Sie lassen sich auf einen gemeinsamen Kern strukturieren, der den international anerkannten Standard eines effektiven ICP beschreibt.

Zentrale Elemente eines wirksamen ICP

1. Bekenntnis der Unternehmensleitung (Management Commitment)
Ein funktionsfähiges ICP setzt ein klares und dokumentiertes Bekenntnis der Unternehmensleitung zur Einhaltung des Exportkontrollrechts voraus. Die Geschäftsleitung trägt die Gesamtverantwortung und muss Exportkontrolle als Führungsaufgabe verstehen. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung ausreichender personeller, organisatorischer und finanzieller Ressourcen sowie die eindeutige Kommunikation der Compliance-Erwartungen innerhalb des Unternehmens.

2. Risikoanalyse
Ausgangspunkt jedes ICP ist eine unternehmensspezifische Risikoanalyse. Diese bewertet Art und Herkunft der Güter, Kunden- und Lieferantenstrukturen, Zielmärkte, Endverwendungen sowie bestehende Geschäftsmodelle. Ziel ist es, relevante Exportkontroll- und Sanktionsrisiken zu identifizieren und risikoadäquate Kontrollmechanismen zu etablieren. Die Risikoanalyse ist kein einmaliger Vorgang, sondern regelmäßig zu überprüfen und fortzuschreiben.

3. Klare Zuständigkeiten und Berichtswege
Ein ICP erfordert eindeutig definierte Verantwortlichkeiten. Exportkontrollaufgaben müssen klar zugewiesen sein, ebenso die Eskalations- und Berichtswege bis zur Unternehmensleitung. Die Rolle des Exportkontrollbeauftragten ist dabei organisatorisch so auszugestalten, dass eine unabhängige und wirksame Aufgabenerfüllung gewährleistet ist.

4. Ablauforganisation und Prüfprozesse
Kernbestandteil des ICP sind strukturierte Prüfprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Dazu zählen insbesondere:

• Klassifizierung von Gütern,
• Embargo-, Länder- und Sanktionslistenprüfungen,
• Endverwendungs- und Endverwenderprüfungen,
• Genehmigungsmanagement und Auflagenkontrolle.

Diese Prozesse müssen klar dokumentiert, praktikabel und in die operativen Abläufe der Fachabteilungen integriert sein.

5. Dokumentation und Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Eine lückenlose Dokumentation ist unverzichtbar. Prüfentscheidungen, Genehmigungen, Korrespondenzen und interne Freigaben sind nachvollziehbar festzuhalten und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu archivieren. Dokumentation dient nicht nur der internen Kontrolle, sondern ist im Ernstfall zentrales Beweismittel gegenüber Behörden.

6. Schulung und Sensibilisierung
Ein ICP ist nur so wirksam wie das Verständnis der beteiligten Mitarbeiter. Regelmäßige, zielgruppenspezifische Schulungen stellen sicher, dass exportkontrollrechtliche Pflichten bekannt sind und im Tagesgeschäft korrekt umgesetzt werden. Schulungen müssen dokumentiert und inhaltlich an Risikoexposition und Aufgabenbereich angepasst sein.

7. Prozess- und systembezogene Kontrollen (Audit)
Die Wirksamkeit des ICP ist regelmäßig zu überprüfen. Interne Audits und Kontrollen dienen dazu, Schwachstellen zu identifizieren, Prozesse zu verbessern und die Einhaltung der definierten Standards sicherzustellen. Dabei ist auch der Einsatz IT-gestützter Kontrollsysteme kritisch zu bewerten.

8. Umgang mit Verstößen und Korrekturmaßnahmen
Ein belastbares ICP enthält klare Regelungen zum Umgang mit Verdachtsfällen und Verstößen. Dazu gehören interne Meldewege, unverzügliche Sachverhaltsaufklärung, gegebenenfalls Selbstanzeigen sowie nachhaltige Korrektur- und Präventionsmaßnahmen. Entscheidend ist eine gelebte Fehlerkultur, die Transparenz fördert und Wiederholungen verhindert.

Mehrwert eines professionellen ICP

Ein systematisch aufgebautes ICP erfüllt nicht nur regulatorische Erwartungen, sondern bietet dem Unternehmen erhebliche strategische Vorteile: Rechtssicherheit, Schutz der Geschäftsleitung vor persönlicher Haftung, erhöhte Verlässlichkeit gegenüber Behörden und Geschäftspartnern sowie eine nachhaltige Absicherung internationaler Geschäftsmodelle.